Lean Management

Visual Management

Visual Management adalah manajemen untuk membuat segala sesuatu di tempat kerja kita menjadi jelas. Dengan Visual management, kita hanya perlu berjalan ke area kerja dan hanya dengan melihat sekilas, akan diketahui apakah semuanya sudah bekerja sebagaimana mestinya ataukah tidak.

Dengan visual management pula, tidak ada kebutuhan untuk bertanya secara detail mengenai catatan maupun grafik yang (seringkali tampak rumit dan banyak), atau berbicara dengan supervisor ataupun manajer (yang biasanya saling tunjuk hidung ketika ditanya pertanyaan sederhana).

Visual Management membuat kita mampu mengetahui kesehatan bisnis kita dalam sekejap.

Teknik lean manufacturing berdasarkan Toyota management System berlandaskan (dan sangat membutuhkan) Visual Management untuk mencegah adanya waste (pemborosan). Seluruh tingkatan manajemen dan semua yang terlibat dalam proses produksi tidak perlu membuang waktu mereka untuk mencari tahu apa yang terjadi.

Jika informasi mengenai keadaan produksi, pencapaian jadwal, kualitas, maintenance, standar kerja, dll tidak terlihat dengan mudah dan jelas, maka yakinlah bahwa Lean process di perusahaan Anda masih belum tercapai. Dalam arti lain, masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan Lean process tersebut. Serta masih banyak waste yang terjadi di tempat kerja Anda.

Banyak tools lean manufacturing yang membutuhkan implementasi Visual Management. Untuk mudahnya, sebut saja 5S dan TPM yang berdasarkan paradigma “membuat tempat kerja disekitar kita sangat visual”.

Bahkan dalam kehidupan sehari-hari pun sering kita jumpai penerapan Visual Management. Rambu-rambu lalu lintas adalah contoh yang paling sederhana. Namun dalam artikel kali ini, kami akan membahas Visual management pada organisasi bisnis, khususnya industri manufaktur.

Contoh Visual Management

Dibawah ini beberapa contoh dari Visual Management yang harus terlihat dalam setiap aspek bisnis yang telah menerapkan Lean Management.

Contoh-contoh dibawah ini juga dapat dipergunakan sebagai panduan sederhana atau bisa juga diadopsi dalam lembar audit sederhana untuk mengontrol serta memantau kesehatan organisasi berdasarkan prinsip-prinsip Lean management.

  • Visual Management untuk Aliran Produksi

Yang paling mudah terlihat dalam arus produksi adalah Floor Markings (penandaan pada lantai) yang jelas untuk menunjukkan lokasi produk dan secara spesifik membagi lokasi secara jelas untuk semua komponen dalam tiap work cell.

Dengan cara ini, maka akan mudah terlihat bila ada persediaan, work-in-process (WIP), dsb yang mengalami kelebihan produksi ataupun terjadinya breakdown, hingga adanya bottle neck. Demikian juga bila ada WIP yang terletak di tempat yang tidak semestinya atau diletakkan di tempat tanpa Floor Markings. Hal tersebut sudah menunjukkan adanya pemborosan (waste) berupa ruang kosong yang tidak termanfaatkan.

Selain itu, kartu Kanban juga harus jelas dan mudah dipahami seperti halnya floor markings diatas. Jadwal produksi dan pencapaiannya juga harus ditampilkan dalam area kerja. Sehingga dengan mudah diketahui apa yang harus dikerjakan, dan sampai tahap apa pengerjaannya. Umumnya digunakan papan penjadwalan sederhana yang mudah dimengerti.

Hindari menggunakan cetakan komputer yang terlalu rumit.

  • Visual Management untuk Continuous Improvement dan Problem Solving

Visual Management juga bisa dipergunakan untuk memantau Kaizen / Continuous Improvement yang sedang dilakukan.

Umumnya dipergunakan grafik untuk menunjukkan pencapaian kualitas, defect, reject, maupun re-work level untuk setiap work cell. Grafik tersebut harus ditampilkan dengan jelas dan selalu diperbarui (up to date).

Lembar problem solving berukuran A3 juga harus ada pada area kerja atau ruangan team. Bisa juga menggunakan bentuk lain, semisal whiteboard, flipchart, dsb yang berfungsi untuk menunjukkan bahwa ada action/tindakan yang diambil terkait persoalan yang dihadapi, jadi worksheet tersebut bukan hanya untuk merekam data dan grafik. Kami sarankan untuk setidaknya ada flip chart (worksheet) yang tersedia di setiap area team untuk merekam persoalan yang muncul dan sekaligus sebagai pencatat saran untuk improvement.

Tak kalah pentingya adalah adanya Standar Visual yang harus tersedia di tempat kerja. Standar tersebut haruslah jelas dan selalu up to date.

  • Visual management untuk Komunikasi antar level jabatan

Daily Management Boards harus terus terupdate, ini adalah papan yang biasanya menunjukkan hasil produksi (output), kinerja kualitas dan data lainnya yang dicatat oleh pemimpin work cell (Mandor, Foreman, Supervisor, dsb yang selevel) diperbarui tiap jam (tergantung pada jenis industrinya).

Dengan cara seperti ini, maka akan diketahui secara persis apa yang terjadi di tiap work cell. Dalam papan tersebut juga ditampilkan langkah-langkah pekerjaan dan grafik untuk kualitas, OEE, performance, dll secara up to date dalam tiap wilayah kerja team.

Jangan lupa untuk selalu mencantumkan tindakan yang diambil untuk memenuhi target maupun untuk mengatasi persoalan pada papan tersebut.

Kebijakan dan tujuan perusahaan juga ditampilkan sehingga akan mudah dipahami oleh orang-orang dalam perusahaan. Hal ini akan sangat membantu karyawan untuk mengetahui bahwa apa yang mereka kerjakan telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Briefing perusahaan juga harus ditampilkan dan di update sehingga akan dipahami oleh setiap orang. Selain briefing perusahaan, catatan kehadiran saat pertemuan briefing juga ikut ditampilkan. Hal ini tentu saja untuk menjamin bahwa semua yang hadir pada briefing tersebut telah mengetahui secara detail tugas dan rencana yang akan dilaksanakan.

  • Visual Management untuk Personel (karyawan)

Training Boards digunakan untuk menunjukkan siapa saja yang telah mengikuti training dan training dalam disiplin ilmu apa yang sesuai untuk area kerjanya. Lean Manufacturing pada umumnya memerlukan training lintas personil, sehingga diharapkan ada fleksibilitas dalam penggunaan staff. Dengan kata lain, supervisor maintenance tidak hanya boleh mengikuti training terkait maintenance, namun juga bisa mengikuti training tentang PPIC misalnya.

Cara paling mudah dan sederhana untuk menyusun Training Boards, adalah menggunakan ILUO Chart (disebut juga Training Matrix atau Training Charts). Penggunaan ILUO Charts mampu dengan cepat menunjukkan tingkat keahlian dari semua karyawan. Selain merinci keahlian semua orang, Training Boards ini juga merinci tanggung jawab mereka di area tertentu.

Team Boards juga perlu untuk diletakkan di area kerja masing-masing team. Team Boards ini sama dengan Training Boards, hanya saja isinya lebih spesifik pada personel team tertentu di area kerja tertentu. Dengan adanya team boards ini, Ketua Team akan lebih mudah memantau serta mereferensikan anggota teamnya untuk mengikuti training yang dibutuhkan.

Selain itu, perlu digunakan juga kode warna pada kaos / topi / jaket untuk membedakan jenis pekerja di tiap area kerja. Sehingga Anda tahu siapa yang sedang berada di area apa, dan apa pekerjaan mereka. Kami sarankan menggunakan kaos daripada topi, karena topi seringkali dilepas oleh karyawan saat bekerja. Kami sarankan memakai warna yang berbeda, serta mencolok, dan berukuran besar. Hindari menggunakan badge seperti kapten tim sepak bola, karena terlalu kecil ukurannya sehingga sulit dilihat dari kejauhan.

Sedangkan Story Boards digunakan untuk menunjukkan setiap progress yang dilakukan oleh tim kaizen atau 5S untuk menyoroti setiap persoalan yang muncul dan persoalan yang sedang ditangani pada tiap area. Sesuai namanya, story boards akan menceritakan detail setiap proses yang sedang dilakukan di suatu area tertentu. Apakah persoalan tersebut sudah diselesaikan, belum tuntas, atau malah semakin bertambah parah. Semuanya terangkum dalam story boards.

Jangan lupa untuk memberikan perhargaan (medali, sertifikat, piagam, dsb) untuk merayakan setiap keberhasilan tim maupun individu di area kerja tertentu. Pampang keberhasilan mereka sehingga bisa dilihat dan diketahui semua orang. Buat siapapun yang mendapatkan penghargaan tersebut benar-benar bangga. Transparansi penilaian juga harus ikut diperhatikan, dan pastikan juga informasi mengenai hal tersebut selalu terupdate secara regular. Contoh pemberian penghargaan adalah “karyawan teladan bulan ini”, “sales dengan revenue terbanyak”, “team operator paling produktif”, dsb.

  • Visual Management untuk Maintenance

Tentu kita semua tahu, bahwa wajib (harus) ada catatan pemeliharaan (maintenance records) untuk setiap mesin atau proses. Maintenance Records tersebut juga sebaiknya berisi instruksi yang jelas untuk melakukan pemeliharaan yang merinci secara detail mengenai apa, kapan, siapa, dan bagaimana.

Perlu digunakan juga tag / label berwarna merah (sebenarnya untuk warna terserah saja, namun kebanyakan menggunakan merah yang identik dengan bahaya). Tag ini digunakan untuk menyoroti persoalan mesin yang membutuhkan perhatian lebih dari pihak maintenance. Tag berwarna merah ini harus digantung atau ditempelkan atau disegelkan pada mesin maupun papan tag yang disediakan khusus di area kerja team.

Kebanyakan manufaktur hanya menggantungkan tag pada mesin saja, namun tidak memberikan papan khusus untuk menginformasikan adanya tag pada mesin tersebut pada rekan/anggota team lainnya. Tag ini, selain sangat berguna bagi team maintenance, juga dapat digunakan oleh team safety.

Selanjutnya, bila memungkinkan dapat digunakan pelindung mesin yang transparan. Hal ini untuk memantau secara visual kinerja mesin. Dengan cara ini maka kita akan tahu, apakah mesin berjalan dengan lancar ataukah tidak.

Jangan lupa juga untuk membuat papan khusus berisi OEE Charts plus faktor-faktor kontributornya, Fishbone Diagram untuk menunjukkan penyebab potensial, serta Action Charts untuk menunjukkan tindakan apa yang diambil. Khusus untuk action charts, letakkan bersebelahan dengan grafik Changeover Time dan instruksi untuk melakukan changeover secara detail.

Hal ini penting sehingga team maintenance maupun team produksi dapat sama-sama mengetahui waktu yang terbuang untuk pemeliharaan maupun changeover.

Team maintenance dan team produksi dapat juga menggunakan lampu Andon untuk menunjukkan adanya kerusakan atau berhentinya suatu line. Sebagai informasi, Toyota juga menggunakan musik (lagu) yang khusus digunakan untuk setiap mesin.

  • Visual Management untuk Kepuasan Pelanggan (customer satisfaction)

Banyak yang beranggapan bahwa customer satisfaction (kepuasan konsumen/pelanggan) hanya untuk dipergunakan oleh Departemen Marketing maupun Public Relations. Padahal informasi customer satisfaction juga sangatlah penting bagi mereka yang berjibaku di lantai produksi untuk membuat produk terbaik. Bukankah sangat menyenangkan dan membanggakan bagi pembuat produk, bila produk yang dibuatnya diakui dan dihargai oleh penggunanya?

Oleh karena itu, haruslah ditampilkan juga ukuran dari customer satisfaction secara keseluruhan. Harus secara detail menampilkan kepuasan pelanggan pada tiap bidang, serta juga harus dapat dipahami oleh semua orang/karyawan. Customer satisfaction ini mencakup ukuran mengenai kualitas, ketepatan pengiriman, maupun biaya (bila dimungkinkan) dsb.

  • Lampu dan Papan Andon

Prinsip Jidoka (berhentinya lini produksi jika sesuatu yang luar biasa terjadi) dilaksanakan oleh Toyota dan perusahaan lain yang menggunakan prinsip Lean Manufacturing. Jidoka ini menggunakan Andon boards atau lampu Andon.

Lampu Andon ini sangat mudah terlihat dan digunakan untuk memberitahu semua orang tentang status dari mesin atau suatu proses. Lampu Andon dapat menjadi lampu individu yang dipasang pada setiap mesin atau dapat juga diletakkan pada central boards untuk menunjukkan kesehatan suatu area kerja.

Contoh dari Andon misalnya: Karena raw material tidak sesuai standard, maka mesin berhenti secara otomatis, atau lampu yang berkelip-kelip seperti sirene mobil ambulans (yang bisa juga disertai lagu tertentu, bosen kan kalau tiap hari mendengar sirine melulu. Hehehe.. ). Dengan adanya Andon ini, maka pengawas atau karyawan terkait akan segera datang untuk mengatasi setiap persoalan yang terjadi.

Jadi dengan adanya Andon, sesungguhnya tidak diperlukan pengisian formulir untuk meminta dilakukan perbaikan oleh departemen maintenance di ruangan sebelah. Dengan menggunakan Andon, maka tiap personel akan segera bergegas menuju setiap tempat yang memerlukannya, dan mengadakan perbaikan. Sehingga proses produksi dapat berjalan lancar sesegera mungkin.

Penutup

Merupakan hal yang sangat buruk untuk menerapkan visual management, jika karyawan tidak mampu berdisiplin dan datang ketika diperlukan. Sesering mungkin para engineer, supervisor dan bahkan manajemen haruslah ada di lokasi kerja. Bilamana perlu dapat dibuat layout dimana mereka (supervisor, engineer, dan manajemen) harus berjalan melalui area produksi untuk menuju ruangan kerjanya.

Hal ini penting, sehingga mereka dapat mengetahui setiap hal yang terjadi di lantai produksi. Banyak perusahaan yang memiliki budaya me-rolling lokasi meeting pada area kerja yang berbeda. Hal ini akan membuat manajemen dari berbagai departemen untuk berjalan dan mengetahui kondisi serta situasi di tiap area kerja yang dilaluinya.

Pertemuan semacam ini sangat penting untuk dilakukan tiap hari (atau tiap shift) secara berkesinambungan. Pertemuan ini merupakan cara yang baik untuk memastikan manajemen dan para karyawan berfokus serta peduli pada lingkungan kerjanya.

Bagi Anda yang ingin lebih memahami Visual Management, kami telah menyiapkan eTraining dengan judul “Visual Management based 5S“. Silahkan registrasi sebagai member, supaya bisa mengakses info lebih lanjut.

Hubungan Iron Man dan 5S

Swiss, perayaan tahun baru 1999. Saat itu, Tony Stark masih belum menjelma menjadi Iron Man. Ketika beranjak pulang dari perayaan, bertemulah dia dengan Aldrich Killian, seorang pendiri lembaga riset bernama AIM. Spontan, Aldrich menawari Tony untuk ikut bergabung dalam tim risetnya.

Namun, apa mau dikata, Tony sama sekali tak tertarik dengan tawaran Aldrich. Alih-alih menolaknya secara gentle. Tony justru menyuruh Aldrich menunggu di atas gedung untuk membahas penawaran tersebut.

“Tunggu aku di atas gedung, 5 menit lagi aku kesana menemuimu.” ucap Tony. Aldrich menurut, dan menunggu di atas gedung. 1 jam, 2 jam, hingga pergantian tahun terlewati, namun batang hidung Tony tak nampak juga. Aldrich kecewa.

Kekecewaan yang mungkin pernah (atau malah sering) dirasakan juga oleh rekan-rekan yang berprofesi sebagai Sales. Jenis kekecewaan yang mungkin pernah juga Anda rasakan. Kekecewaan yang seringkali dianggap “sepele” serta sering kita temui di cerita hidup sehari-hari.

Namun, bertahun-tahun kemudian, justru hal “sepele” itulah sumber malapetaka bagi Tony Stark. Bahkan dalam film ini, dikisahkan pula berbagai surat kabar memuat headline: IRON MAN DIED!

IRON MAN MATI! Mati karena bertempur melawan musuhnya! Bertempur melawan The Mandarin! Teroris kelas wahid yang mengancam kedamaian dunia.

Sama halnya dengan kisah Tony Stark alias Iron Man. Petaka yang terjadi di berbagai perusahaan, seringkali justu disebabkan oleh hal-hal sepele (atau dianggap sepele).

Di Jepang, pernah dilakukan penarikan produk secara massal, karena ditemukan bungkus sisa makanan di dalam kemasan produk perusahaan tersebut. Karuan saja, hal ini membuat Direktur Utama mencak-mencak. Para eksekutif senior lah yang pertama kali kena damprat. Dan sudah pasti, dampratan selanjutnya ditujukan pada level dibawahnya. Belum lagi, dibutuhkan biaya yang tak sedikit untuk mengatasi petaka tersebut.

Setelah ditelusuri, ternyata ujung pangkalnya disebabkan oleh obrolan bagian HRD yang tak sengaja terdengar oleh OB. Sebuah kalimat pendek yang diteruskan sambung-menyambung hingga menjadi isu intern kalangan operator packaging.

“Yang bagian packaging gak kita perpanjang.” Itulah sepenggal kalimat yang terdengar oleh si OB. Kalimat yang membuat salah seorang operator berani menyelipkan bungkus sisa makanan dalam kemasan produk perusahaan. Kalimat yang menjadi awal sebuah petaka.

Disadari atau tidak, Lean Manufacturing juga telah mengakomodir “ancaman-ancaman petaka” dari hal-hal sepele. Sebagai contoh, sebut saja 5S atau 5R.

Kurang “sepele” apa coba kegiatan 5S itu? Saking “sepele”-nya, hingga tak heran bila masih ada yang beranggapan bahwa 5S tak ubahnya kegiatan bersih-bersih atau kerja bakti yang di titahkan oleh Big Boss.

Padahal, 5S itulah pondasi dari berbagai improvement selanjutnya. Saking pentingnya 5S ini, bahkan JARVIS (robot asisten Tony Stark) pun menerapkan 5S di bengkel kerja Tony Stark.

Lihat saja betapa rapi dan tertatanya bengkel tersebut, sehingga mempermudah kerja Tony Stark mengotak-atik dan meng-improve baju zirahnya. Maka wajarlah bila kemudian Tony Stark mampu menciptakan berbagai macam versi zirah Iron Man. Tak lain dan tak bukan, karena 5S yang telah berjalan stabil.

Bayangkan bila JARVIS tidak menerapkan 5S. Bengkel berantakan, tools berserakan, dan oli berceceran.

Bisa-bisa dalam film ini, zirah-zirah Iron Man tak bisa diselesaikan karena Tony tak menemukan obeng dan kunci inggris. Atau bisa jadi, Tony terpeleset saat bekerja, lalu kepalanya terantuk meja. Esoknya, ditengah kepanikan atas aksi teror The Mandarin, surat kabar di seluruh dunia memuat headline:

IRON MAN MATI, TERPELESET OLI!

Inikah Akhir Dunia?

=)